بایگانی اسناد چیست؟ + روش های بایگانی اسناد

بایگانی اسناد یکی از مهم‌ترین فرآیند های سازمانی برای نگهداری، ساماندهی و دسترسی آسان به اطلاعات و مدارک است. در هر سازمان اسناد نقش حیاتی در پیگیری امور، اثبات عملکرد و تصمیم‌گیری‌های آینده دارند. از این‌رو نگهداری صحیح و دانستن روش های بایگانی اسناد ضروری است.

بایگانی اسناد به معنای جمع‌آوری، ثبت، دسته بندی و ذخیره اسناد به گونه‌ای است که در زمان نیاز بتوان به راحتی و با سرعت به آنها دسترسی پیدا کرد. این فرآیند نه تنها مانع از نابودی یا گم شدن اطلاعات می‌شود، بلکه موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه نیز خواهد شد. روش های بایگانی اسناد به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند: بایگانی سنتی و بایگانی دیجیتال. در روش سنتی اسناد فیزیکی با لوازم اداری مانند پوشه‌ها، زونکن‌ها یا فایل‌ها نگهداری می‌شوند. اما در بایگانی دیجیتال اطلاعات اسناد اسکن شده و به‌صورت الکترونیکی در نرم‌افزار های مخصوص ذخیره می‌گردند.

تعریف بایگانی اسناد چیست و اهمیت آن در سازمان‌ها

بایگانی اسناد به فرآیند جمع آوری، تنظیم، نگهداری و ذخیره سازی اسناد و مدارک به منظور استفاده در آینده گفته می‌شود. این اسناد می‌توانند شامل اطلاعات مالی، حقوقی، پرسنلی، فنی و مدیریتی باشند که نقش مهمی در روند تصمیم‌گیری، پاسخ‌گویی و شفاف سازی عملکرد سازمان‌ها ایفا می‌کنند. بایگانی به دو شکل سنتی (فیزیکی) و دیجیتال (الکترونیکی) انجام می‌شود و هدف اصلی آن حفاظت از اطلاعات و تسهیل دسترسی به آنها در مواقع لزوم است.

اهمیت دانستن روش های بایگانی اسناد در سازمان‌ها بسیار زیاد است. اسناد بایگانی شده مبنای قانونی، اجرایی و تاریخی فعالیت های سازمان را تشکیل می‌دهند و در حل اختلافات، پاسخ به بازرسی‌ها، پیگیری سوابق و ارزیابی عملکرد نقش کلیدی دارند. بدون یک سیستم بایگانی مؤثر، خطر از بین رفتن اطلاعات، سردرگمی در یافتن مدارک و کاهش بهره وری افزایش می‌یابد. روش های بایگانی اسناد به کاهش هزینه‌ها، صرفه جویی در فضا و زمان و افزایش سرعت عملکرد کارکنان کمک می‌کند. از این رو داشتن یک سیستم بایگانی کارآمد و به روز، یکی از الزامات هر سازمان موفق به شمار می‌رود.

مزایای بایگانی صحیح اسناد در مشاغل

بایگانی صحیح و اصولی اسناد، نقش بسیار مهمی در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا می‌کند و مزایای متعددی را به همراه دارد. یکی از مهم‌ترین مزایای آن دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مورد نیاز است. با سازماندهی دقیق اسناد کارکنان می‌توانند بدون اتلاف وقت مدارک لازم را یافته و در تصمیم‌گیری‌ها از آنها استفاده کنند.

از دیگر مزایای بایگانی صحیح می‌توان به حفظ امنیت و محرمانگی اطلاعات اشاره کرد. با رعایت استاندارد های بایگانی، اسناد حساس در برابر دسترسی غیرمجاز، آسیب فیزیکی یا حذف ناخواسته محافظت می‌شوند.

بایگانی مناسب همچنین موجب صرفه جویی در فضا و هزینه‌ها می‌شود، به‌ویژه در بایگانی دیجیتال که دیگر نیازی به حجم زیاد کمد و فایل فیزیکی نیست. افزون بر این بایگانی دقیق امکان ردیابی سوابق و مستند سازی فعالیت‌ها را فراهم می‌کند که برای بازرسی‌ها، حسابرسی‌ها و پیگیری های قانونی ضروری است.

بایگانی صحیح اسناد باعث افزایش بهره‌وری و نظم سازمانی می‌شود و نقش مؤثری در ارتقای کارایی کارکنان و موفقیت کلی سازمان دارد.

روش های بایگانی اسناد

بایگانی اسناد فرآیندی کلیدی برای حفظ، نگهداری و دسترسی به اطلاعات سازمانی است. انتخاب روش مناسب بایگانی به نوع اسناد، فضای فیزیکی، امکانات فنی و نیاز های سازمان بستگی دارد. به طور کلی روش های بایگانی اسناد به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند: روش های سنتی و روش های دیجیتال.

روش های بایگانی سنتی اسناد

در روش سنتی اسناد به صورت فیزیکی با استفاده از طلق و شیرازه نگهداری می‌شوند. این روش اگرچه قدیمی است اما همچنان در بسیاری از سازمان‌ها رایج است، به ویژه در مواردی که اسناد نیاز به امضای فیزیکی یا اصل مدرک دارند.

روش‌های رایج در بایگانی سنتی عبارتند از:

• بایگانی بر اساس تاریخ: اسناد بر اساس تاریخ صدور یا دریافت طبقه بندی می‌شوند. این روش برای پیگیری زمان بندی پروژه‌ها و گزارش‌ها کاربرد دارد.
• بایگانی بر اساس موضوع: در این روش اسناد بر حسب موضوع یا نوع فعالیت طبقه بندی می‌شوند (مانند اسناد مالی، حقوقی، پرسنلی و…).
• بایگانی بر اساس نام افراد یا شرکت‌ها: مناسب برای نگهداری سوابق مشتریان، پرسنل یا شرکای تجاری.
• بایگانی بر اساس شماره سند یا کدگذاری: اسناد با کد های خاصی شماره گذاری شده و بر اساس آن ذخیره می‌شوند تا دسترسی سریع‌تر و دقیق‌تری فراهم شود.
• برای نگهداری فیزیکی از ابزارهایی مثل زونکن، پوشه، فایل کابینت و قفسه بندی های خاص استفاده می‌شود. با این حال این روش‌ها فضای زیادی اشغال می‌کنند و دسترسی به اطلاعات ممکن است زمان‌بر باشد.

روش های بایگانی دیجیتال اسناد

با پیشرفت فناوری بسیاری از سازمان‌ها به سمت بایگانی دیجیتال روی آورده‌اند. در این روش اسناد پس از اسکن شدن در سامانه های کامپیوتری ذخیره و مدیریت می‌شوند. مزایای اصلی این روش شامل صرفه جویی در فضا، سرعت بالا در بازیابی اطلاعات، امنیت بیشتر و امکان پشتیبان‌گیری منظم است.

روش های رایج در بایگانی دیجیتال عبارتند از:

• بایگانی بر اساس نرم‌افزار مدیریت اسناد (DMS): این نرم‌افزارها امکاناتی مانند ثبت، جست و جو، دسته بندی، ویرایش، اشتراک گذاری و محافظت از اسناد را فراهم می‌کنند.
• بایگانی در فضای ابری: ذخیره اسناد در سرویس‌های ابری مانند Google Drive، OneDrive یا Dropbox باعث دسترسی آسان از هر مکان و هر زمان می‌شود.
• کدگذاری و دسته‌بندی دیجیتال: در این روش اسناد دیجیتال بر اساس برچسب، تاریخ، موضوع، نام فرد یا پروژه در نرم‌افزارها ذخیره می‌شوند.
• مزایای بایگانی دیجیتال شامل کاهش هزینه های فیزیکی، ارتقای امنیت اطلاعات، قابلیت پشتیبان گیری، کاهش احتمال گم شدن اسناد و سازگاری با سیستم های اتوماسیون اداری است.

هر کدام از روش های بایگانی مزایا و محدودیت های خاص خود را دارند. سازمان‌ها باید با توجه به نوع فعالیت، حجم اسناد، سطح دسترسی مورد نیاز، منابع مالی و فنی، روش مناسب خود را انتخاب کنند. در بسیاری از موارد ترکیبی از بایگانی سنتی و دیجیتال (روش ترکیبی) نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد تا هم از امنیت اسناد فیزیکی اطمینان حاصل شود و هم از مزایای فناوری بهره‌مند شوند.

مقایسه بایگانی سنتی با بایگانی دیجیتال

بایگانی سنتی و بایگانی دیجیتال دو روش اصلی برای نگهداری اسناد هستند که هر کدام مزایا و محدودیت های خاص خود را دارند. در بایگانی سنتی اسناد به صورت فیزیکی در پوشه دکمه دار، زونکن‌ها و فایل‌ها ذخیره می‌شوند. این روش ساده، کم هزینه در شروع و برای برخی اسناد اصلی و رسمی مناسب است. اما از معایب آن می‌توان به اشغال فضای زیاد، زمان‌بر بودن جست و جو، احتمال گم شدن یا آسیب دیدن اسناد و نیاز به نیروی انسانی بیشتر برای نگهداری اشاره کرد.

بایگانی دیجیتال از فناوری برای اسکن، ذخیره، دسته بندی و مدیریت اسناد استفاده می‌کند. این روش امکان جست و جوی سریع، اشتراک‌گذاری آسان، صرفه‌جویی در فضا و هزینه، امنیت بالاتر و پشتیبان گیری منظم را فراهم می‌سازد. با این حال نیاز به زیرساخت فناوری، آموزش کاربران و تامین امنیت سایبری از چالش های آن است.

بایگانی دیجیتال در سازمان های مدرن و پرترافیک اطلاعاتی کارآمدتر است، در حالی‌که بایگانی سنتی ممکن است برای سازمان های کوچک یا در موارد خاص همچنان کاربرد داشته باشد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها از ترکیب هر دو روش بهره می‌برند تا بیشترین کارایی را کسب کنند.

جمع بندی

بایگانی اسناد یکی از ارکان اساسی مدیریت اطلاعات در سازمان هاست که نقش مهمی در حفظ سوابق، افزایش بهره‌وری و تسهیل دسترسی به اطلاعات ایفا می‌کند. این فرآیند شامل ثبت، دسته بندی، نگهداری و بازیابی اسناد به‌صورت اصولی و ساختارمند است. روش های بایگانی اسناد به دو نوع سنتی و دیجیتال تقسیم می‌شوند.

در بایگانی سنتی اسناد به صورت کاغذی و با استفاده از پوشه و لوازم تحریر نگهداری می‌شوند، در حالی که در بایگانی دیجیتال اسناد به‌صورت اسکن شده و با کمک نرم افزار های مدیریت اسناد ذخیره و مدیریت می‌شوند. هر یک از این روش‌ها مزایا و چالش های خاص خود را دارند و انتخاب بهترین روش بستگی به نیازها، امکانات و ساختار سازمان دارد. ترکیب این دو روش می‌تواند رویکردی کارآمد برای حفظ اطلاعات و پاسخگویی سریع به نیازهای سازمانی باشد.